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Lo scopo di questo documento è l'analisi dei processi che sono alla base del funzionamento operativo di un GAS. Tali processi avvengono a più livelli e coinvolgono soggetti di natura diversa; una categorizzazione di massima potrebbe essere la seguente:

  • processi intra-GAS (quelli che nascono dall'interazione tra Gasisti di uno stesso GAS)
  • processi di interazione tra un GAS ed un'entità esterna (un Fornitore, ad esempio)
  • processi inter-GAS (interazione tra più GAS, generalmente localizzati in territori limitrofi, e finalizzati ad obiettivi tra cui: condivisione di informazioni, aggregazione della domanda,..)

Uno degli obiettivi dell'analisi di questi processi è capire dove e con quali modalità una piattaforma informatica (il Sistema) consenta di facilitare questi processi, facendosi carico di tutte quelle attività tediose e ripetitive necessarie alla gestione operativa di un GAS, liberando preziose risorse umane e rendendole disponibili per attività a più alto valore aggiunto (come quelle afferenti alla sfera sociale e culturale).

Una criticità che si riscontra immediatamente partendo dall'analisi di casi concreti, è che ogni GAS nel corso del tempo ha sviluppato prassi e procedure operative peculiari, in funzione delle proprie esigenze specifiche, della disponibilità di risorse umane, della dimensione del gruppo, della sensibilità personale dei Gasisti membri. Risulta quindi impossibile individuare un modello operativo condiviso (o condivisibile) da parte di tutti i GAS: la varietà dei workflow, flussi informativi e procedure operative esistenti (e consolidati nel tempo) è talmente ampia da essere irriducibile ad un modello unico. Sotto questo aspetto, l'approccio più praticabile ed efficace è probabilmente questo: da un lato, prendere atto che le differenze tra i GAS esistono e sono molteplici, dall'altro cercare di individuare gli elementi comuni e condivisi: quelli che in qualche modo caratterizzano l'attività di ogni GAS.

Questi elementi condivisi consentono di stabilire dei "paletti", dei punti fermi dai quali sviluppare l'analisi degli scenari e delle problematiche che si riscontrano più frequentemente nel mondo dei GAS, accanto alle soluzioni che sono state approntate per affrontare questi scenari e problematiche. Per evitare il rischio di frammentare eccessivamente il quadro concettuale, è necessario cercare di discriminare tra "buone pratiche" e "cattive pratiche", e focalizzare gli sforzi sull'analisi delle prime; d'altra parte, una delle linee guida per la realizzazione della piattaforma informatica è proprio quella di orientare i GAS verso l'adozione di buone pratiche, senza però costringerli ad adottare dei modelli organizzativi o delle procedure operative inadeguate alla loro realtà (perché non rispondono alle loro specifiche esigenze o perché lo sforzo richiesto non è sostenibile dalle risorse umane disponibili).

Per comodità, i processi operativi da analizzare sono stati suddivisi nelle seguenti macro-aree:

Alcune note di carattere generale:

  1. All'interno di questo documento, ogni riferimento ad un'entità soggettiva (Fornitore, Gasista, Turnista ecc.) va letta come un riferimento a chi riveste il corrispondente ruolo all'interno della piattaforma informatica, il quale non coincide necessariamente con l'entità stessa. Ad esempio, quando si dice che "Fornitore che aggiorna il ListinoFornitore", si intende colui che svolge questa operazione da parte del Fornitore (che può essere il Fornitore stesso, ma anche il figlio o il ReferenteFornitoreGAS).